Sponsoring & Giften

De meeste sponsors geven geld en vragen in ruil promotie voor hun zaak. Ze kunnen hun bijdrage ook inbrengen als kost, maar daarvoor moeten ze zichtbaar aanwezig zijn op jouw evenement via affiches, banners, de website… Het volstaat dat jij dan als organisator een factuur uitschrijft. Leef daarbij de btw-regels na.

Bij grotere evenementen maak je best een onderscheid in sponsors. Een gewone sponsor kan bijvoorbeeld genoeg hebben aan een naamsvermelding, de hoofdsponsor(s) verwen je met gratis tickets, toegang tot de vipruimte…

Misschien heb je wel de ruimte om aan jouw evenement een extra dimensie te geven door echt samen te werken met sponsors. Ga steeds op zoek naar een win-winsituatie. Stel dat een nieuwe kledingzaak jouw evenement sponsort en in ruil een kledinglijn mag presenteren op de catwalk, dan zorg jij voor het publiek en misschien zelfs voor modellen.

Sponsoring hoeft niet altijd door bedrijven te gebeuren. Zeker als je al wat langer bestaat of een grotere (kapitaalkrachtige) achterban hebt, kan je ervoor kiezen om oud-leden en -medewerkers te laten sponsoren. Je kan hen vipkaarten of groepstickets verkopen.

De Belgische fiscus stimuleert ondernemingen niet echt om te sponsoren in natura. Toch zijn er bedrijven die het doen. We geven enkele voorbeelden van hoe dat in de praktijk werkt.

• Je hebt best wat materiaal nodig voor een evenement: mobiele toog, tafels, bekers, nadarhekken… Sponsoring kan je helpen om daar flink op te besparen. Je kan ook perfect een lichte vrachtwagen of een hijskraan via sponsoring fiksen.

• Speel drankleveranciers tegen elkaar uit en kijk wie de meeste kortingen geeft of extra materiaal kan ter beschikking stellen, zoals koelkasten of stoelen.

• Een deal met een mediamerk kan erg interessant zijn om een ruimer publiek te bereiken.

• Sponsors kunnen ook gratis diensten verlenen, bijvoorbeeld voor je administratie, of kunnen zelfs enkele personeelsleden ter beschikking stellen. Als jouw werking een bedrijf kan helpen om haar visie uit te dragen, dan is er veel mogelijk.

• Voorzie op het terrein ruimte voor foodtrucks en maak de afspraak dat ze een bepaald percentage van de winst mogen hebben. Je kan ook werken met bonnetjes die bezoekers enkel bij jullie kunnen kopen of gratis eten voor de medewerkers fiksen.

• Spreek ook de kringwinkel in jouw regio aan. Zij kunnen meubels en materiaal voorzien om bijvoorbeeld de vipruimte in te richten.

Een sponsor kijkt naar jouw sponsordossier om te bepalen of hij jouw project aantrekkelijk genoeg vindt. Maak dus werk van een net en duidelijk document voor potentiële sponsors. Schrijf daarin zeker de volgende dingen op:

• Info over jou als organisator: wie ben je en waar sta je voor?

• Info over het evenement: voor wie organiseer je het, wanneer en waar, hoeveel mensen hiop je te bereiken? Voeg desnoods een plannetje toe met de locatie.

• Info over je partners en andere sponsors, als je die al kent.

• Een lijst van sponsor-arrangementen en welke tegenprestaties daarbij horen.

  • Reclameborden langs het terrein

  • Vermelding op de kleding

  • Vermelding in een promotiefilmpje voor je activiteit

  • Vermelding op het drukwerk: briefpapier, bonnetjes, programmaboekje...

  • Een vipruimte waar de sponsor gasten kan ontvangen. Vermeld dan ook wat zo’n vipbehandeling inhoudt: eten, drank, al dan niet exclusieve ruimte, parkeerkaart…

  • Recht om artikelen exclusief te mogen verkopen

  • Promostandjes op het terrein en toegang voor promomedewerkers

Een A4 recto verso volstaat om uit te leggen wie je bent, wat je doet, wat het voordeel voor de sponsor is en waarom je precies dat bedrijf benadert. Je kan vervolgens in de bijlagen de sponsormogelijkheden en de tegenprestaties verder uitwerken. De begroting neem je eventueel als bijlage op. Als je sponsoring in natura aanvaardt, vermeld je dat best in de brochure.

Stuur je dossier op en vraag per telefoon een gesprek. Vertrek tijdens die babbel van je passie voor het evenement en niet van het bedrag dat je hoopt te ontvangen. Hoe creatiever je project, hoe groter de kans dat creatieve bedrijven zich eraan willen vinden.

Een gift is een bedrag dat een investeerder voor een bepaald doel schenkt zonder iets terug te verwachten. Het is een vorm van crowdfunding en komt vooral voor bij goede doelen. In onze sector zie je niet vaak giften, tenzij voor jeugdwerkinitiatieven die zich op een bijzondere doelgroep richten.

We krijgen regelmatig de vraag of het mogelijk is om een fiscaal attest te bezorgen aan particulieren die een gift doen. Dat kan niet, omdat je daarvoor een nationale erkenning moet hebben. Formaat kan die erkenning niet krijgen voor haar leden, omdat een vzw die giften niet mag doorstorten aan een andere vzw.

Ook een lokale of regionale werking kan die erkenning niet verwerven, maar kan wel overwegen een projectrekening openen bij de Koning Boudewijnstichting. https://www.kbs-frb.be/nl/Activities/Calls/2021/293304. Dat is enkel nuttig als je een erg groot project wilt realiseren en je erg veel tijd kan steken in het overtuigen van mensen die jouw project willen steunen. Je project moet dan wel nog aanvaard worden en de erkenning is slechts van beperkte duur. De Koning Boudewijnstichting zorgt dan wel voor fiscale attesten.