VZW
Vzw-verplichtingen

#ikbengeenrune

2 okt. 2023
Ikbengeenrune3

Pas je statuten juist aan! Er zijn nieuwe regels en elke vzw moet zich hieraan houden. De deadline ligt op 31 december 2023. Hieronder vind je meer uitleg en de link naar onze toolbox: statuten.

#ikbengeenrune

Gebruik de voorbeeldstatuten van Formaat. Deze staan in de toolbox: statuten. Ze zijn op maat gemaakt voor jeugdhuizen en bevatten alle informatie.

Is dit moeilijk? Kom dan naar een schrijfdag! Aanmelden kan via onze inschrijvingspagina.

  1. Agenda opstellen
    De vergadering bestaat uit verschillende onderdelen. In onze toolbox vind je een handleiding: BAV organiseren met voorbeeldagenda.
  2. Uitnodigingen uitsturen
    De uitnodigingen stuur je minstens 15 dagen voor de vergadering uit. Hierin geef je onmiddellijk mee wat er op de agenda staat.
  3. De vergadering zelf
    Nu ga je de agenda die je opstelde, overlopen. Wat er bij elk punt moet gebeuren, schreven we uit. Neem de handleiding erbij tijdens de vergadering.
    Om de statuten goed te keuren moet 2/3e van de werkende leden* aanwezig zijn en is er een 2/3e meerderheid nodig.

* Werkende leden: Alle personen die deel uitmaken van de algemene vergadering. Dit zijn bijvoorbeeld de bestuursleden van de vzw. Belangrijk: Dit is anders dan 'toegetreden leden'. Denk hierbij aan jongeren met een lidkaart of bezoekers.

Publiceer goedgekeurde statuten binnen 30 dagen in het Belgisch Staatsblad. Hiervoor breng je verschillende documenten binnen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank (fysiek of per post).

Elke griffie heeft andere regels. Als je voor onderstaande zaken zorgt, ben je in orde:

  • Ingevuld (3X) formulier 1 en formulier 2
    (Een vertegenwoordiger van de vzw tekent op de aangegeven plaatsen - check hiervoor je oude statuten)
    • Formulier 1: Vul onderdeel A en B in (print niet dubbelzijdig af want je zet op de achterkant van onderdeel B handtekeningen)
    • Formulier 2: Vul onderdeel A (1 en 2a) & C in (vul dit formulier enkel in als er bestuursveranderingen plaatsvonden tijdens de AV)
  • Kopieën van de identiteitskaart van alle (net gestopte, gestarte en huidige) bestuursleden (voorzie enkel kopieën als er bestuursveranderingen plaatsvonden tijdens de AV)
  • Ondertekend verslag van de algemene vergadering (handtekening op elke pagina door elk aanwezig werkend lid*)
  • Ondertekende nieuwe statuten (handtekening op elke pagina door elk aanwezig werkend lid*)
  • Betaalbewijs publicatie
    De betaling voor de publicatie moet vooraf gebeuren. Als melding neem je het ondernemingsnummer van je vzw.

Tot 1 maart 2024 stort je 157,42 euro op de rekeningnummer van het Belgisch Staatsblad (BE 48 6792 0055 0227)

Belangrijk! Schrijf het bedrag in één keer over. Bij een foute overschrijving doe je een nieuwe storting met het juiste bedrag. De foute betaling kan je terugkrijgen door dit formulier in te vullen en te mailen naar boekhouding.staatsblad@just.fgov.be.

* Werkende leden: Alle personen die deel uitmaken van de algemene vergadering. Dit zijn bijvoorbeeld de bestuursleden van de vzw. Belangrijk: Dit is anders dan 'toegetreden leden'. Denk hierbij aan jongeren met een lidkaart of bezoekers.

De statuten zijn de grondwet van de vzw. Daarin staat met welk doel de organisatie is opgericht en welke regels er gelden: hoe je lid wordt van de vzw, hoe het bestuur verkozen wordt… Kortom, een héél belangrijk document. Iedereen kan de statuten van jouw vzw bekijken via het Belgisch Staatsblad.

We raden aan om de voorbeeldstatuten van Formaat te gebruiken. Deze staan in de toolbox: statuten. Waag je je er zelf aan? Hieronder alle verplichte onderdelen:

  1. Het gewest waar jullie jeugdhuis zich bevindt.
  2. Het minimum aantal leden, dat niet minder mag zijn dan drie. Als er slechts twee leden zijn, verliest de voorzitter zijn doorslaggevende stem.
  3. Een duidelijke beschrijving van het doel of de doelen waarvoor jullie jeugdhuis is opgericht, en dit moet belangeloos zijn.
  4. De regels en procedures voor het toetreden en uittreden van leden.
  5. De bevoegdheden van de algemene vergadering, hoe deze wordt bijeengeroepen en hoe beslissingen worden gecommuniceerd naar leden en anderen.
  6. Hoe bestuurders worden benoemd, ontslagen en afgezet, welke bevoegdheden ze hebben, hoe ze deze uitoefenen (alleen, gezamenlijk of als groep) en hoe lang hun termijn duurt.
  7. Het maximale bedrag dat leden moeten bijdragen of storten.
  8. Wat er gebeurt met het vermogen van jullie jeugdhuis als het wordt ontbonden.
  9. De duur van de vereniging als zij niet voor onbepaalde tijd is aangegaan.

Weet je niet meteen wat sommige zaken betekenen? Je vindt meer uitleg op onze algemene statutenpagina.

  • De vzw kan stoppen te bestaan: De rechtbank kan de nietigheid of ontbinding van de vzw uitspreken als de statuten niet in orde zijn.

    De nietigheid betekent dat de vzw nooit heeft bestaan. Daardoor ben je als bestuur zelf aansprakelijk voor de huidige contracten en gemaakte schulden. De ontbinding betekent dat de vzw moet ophouden te bestaan. Meer informatie hierover vind je hier
  • Je bent als bestuur persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk voor schade die je aan anderen hebt gebracht. Dit betekent dat het bestuur niet meer beschermd wordt door de rechtspersoonlijkheid van de organisatie.
    Als er schulden ontstaan die de vzw niet kan dragen, dan zullen de leden deze zelf moeten afbetalen.
Help, we geraken er niet aan uit!

Wanneer je ondersteuning nodig hebt bij het aanpassen van de statuten bieden we vanuit Formaat hulp aan voor onze leden:

  • Kom langs op een schrijfdag: Formaat organiseert op vraag gratis schrijfdagen in jouw buurt. Een schrijfdag bestaat uit een stukje vorming, gevolgd door een begeleiding op maat. Vraag ernaar bij jouw ondersteuner of stuur een mailtje naar vraaghet@formaat.be.
  • Contacteer onze helpdesk statuten: Twijfel je als lid over een bepaling in de statuten of heb je een vraag over publicatie? Contacteer dan onze helpdesk via vraaghet@formaat.be.
  • Gebruik onze checklist: statuten

Nieuwe statuten en bestuurswijzigingen publiceren moet echter nog steeds op papier. Minister, is dit een grap?

Formaat vzw

Neem contact op:

De Wittestraat 2, 2600 Berchem

Bereikbaar op ma-vrij van 10-16u

Neem contact op